Cómo tener una buena junta de trabajo

He aquí algunas sugerencias que pueden ayudarte la próxima vez que asistas o dirijas una junta

Por Cynthia Ramírez  

Todos hemos estado ahí. Nos convocaron e hicimos el esfuerzo para estar presentes. Encargamos tareas a otros familiares, esquivamos toda una serie de obstáculos y logramos llegar.  

Ya nos comimos las donas y fuimos por el café. Por fin llega la persona que estamos esperando. Todos están sentados y al llegar un momento breve de silencio, volteamos para ver al que va a dirigir la reunión.   

Sin embargo, muchas veces el que dirige o facilita no tiene una idea clara de los objetivos. Entonces terminamos frustrados o pasamos un buen rato pero sin decidir ni delegar nada.   

He aquí algunas sugerencias que pueden ayudarte la próxima vez que asistas o dirijas una junta. Ya sea que estés a cargo de un equipo en tu trabajo, te reúnas con tus amigos para planear una fiesta sorpresa o te toque dirigir un grupo de líderes dentro de tu iglesia o comunidad. ¡Poner atención a esto puede ayudar a que sea una mejor experiencia para todos! 

ANTES DE LA JUNTA

Haz una agenda lo más acercada a la realidad posible.

            1. No intentes cambiar el mundo en dos horas, es imposible. Tienes que conocer muy bien a las personas que van a estar en tu reunión y lo que quieren lograr. Sé realista al planear el tiempo que tendrás con todos.

            2. Pregunta con anticipación a los integrantes del grupo si hay algo que quieren incluir en la agenda para que lo consideres al planear. Esto asegura que todos los integrantes tengan la oportunidad de dar voz a lo que opinan sin que tomen control de la reunión.

            3. Antes de reunir a todos en un lugar físico (especialmente si vives en una ciudad complicada), asegúrate de que es necesario. Considera reunirte con grupos más pequeños o hacer una reunión virtual si es posible. No convoques a personas que confían en el liderazgo de otros.

4. Enfócate en crear una cultura de confianza, de liderazgo íntegro y de roles claros con responsabilidades específicas para poder trabajar mejor. De la misma manera, aprende a discernir cuando los temas no se pueden tratar por chats de grupo, etc. Es difícil entender a la persona al 100% cuando está detrás de una pantalla. Reúnanse poco, pero para cosas que valgan la pena.

            5. Manda la agenda desde antes para que puedan ir pensando los temas que se van a tratar. Invita solo a las personas que necesitan estar en ese momento. No siempre deben estar todos.   

DURANTE LA JUNTA

Haz todo lo que puedas por dejar (y cumplir) expectativas claras. Trata de comunicarlas con efectividad. Todos deben saber el propósito, la agenda y el horario de la reunión tan pronto lleguen.   

Empieza y termina a tiempo. Avisa a qué hora vas a terminar desde el inicio. Recuerda que el tiempo de todos tus colaboradores vale mucho y debes respetarlo. Se puede lograr mucho en una hora o menos si está bien planeado y facilitado. En ocasiones, es necesario que la reunión sea más larga, pero no asumas que con más tiempo vas a lograr más.  

Toma descansos breves cada que sea prudente. Haz algo creativo para ayudar a que se relajen (un pequeño juego, contar chistes, una breve dinámica de integración, respiración y estiramientos en grupo, una actividad de destreza juntos, etc.) Recuerda que cinco minutos invertidos en comunidad y en actividades que conectan los dos lados del cerebro pueden ahorrarte mucho tiempo y ser la chispa que necesitas para detonar una buena resolución de problemas.  

Aprende a diferenciar entre lo que es urgente, importante y no relevante.  Si tú no entiendes la diferencia, menos los demás. Piensa en lo que tienes que seguir haciendo, dejar de hacer y comenzar a hacer.  

Haz un FODA (Fortalezas, Oportunidades, Debilidades, Amenazas) con tu equipo. Enfoca y aprovecha el tiempo juntos para lo que es más importante y no trates de abarcar todo. Dedica un tiempo específico para lidiar con lo urgente. Pon lo más difícil (o lo que requiere de más creatividad y más atención de todos) al principio. No asumas que todos estarán al 100 después de dos horas de reunión.  

Tienes 15 minutos increíbles aproximadamente, lo demás poco a poco es tiempo en el que los vas perdiendo. Aprende a priorizar, a poner cosas en orden y a delegar. Define el tiempo que cada parte de tu agenda debe tomar en base a tus prioridades. Lo más importante, primero. Lo que puedes decidir con grupos más pequeños, hazlo después.  

Aprovecha el tiempo con todos para lluvia de ideas y resolución de problemas. Recuerda que en la lluvia de ideas no hay ideas malas. Trata de no matar todas las ideas de inmediato aunque te quede claro que no son factibles. Establece un tiempo para la lluvia de ideas (5 o 10 minutos, dependiendo de tu agenda) y al finalizar rescata lo que es más viable.  

No tengas miedo de pedirle a una persona que deje de hablar para poder seguir avanzando. Si alguien dice algo que está fuera del tema, es irrespetuoso o va a causar problemas con los demás del grupo, busca maneras de reconocer el comentario pero poner orden. Puedes decir cosas como: «Gracias por mencionarlo, lo vamos a platicar después». «Tienes razón, pero ahorita no es el momento para hablarlo. Vamos a seguir con la reunión y después lo podemos revisar con más cuidado». 

Cuando exista un momento difícil en la reunión y no estén llegando a un acuerdo, o necesiten que Dios los guíe con una decisión difícil (ya sea grande o pequeña), no dudes en tomar un minuto para orar. Puedes decir: “Tomemos un minuto en silencio para pedirle a Dios que nos muestre lo que Él quiere”. No necesitas tenerlo apuntado en la agenda y la respuesta no siempre saldrá al seguir discutiendo. Siempre es buen momento para hacer una breve pausa y pedir ayuda. Al finalizar, pregunta si alguien tiene alguna nueva idea o si escuchó algo de parte de Dios.  

Busca dinámicas para resolución de problemas y pruébalas con tu equipo.  No te conformes con decir: ¿Qué piensan que debemos hacer? Es una pregunta muy amplia y puede que no sea tan fácil llegar a la mejor solución desde ese punto.

Una alternativa podría ser seguir el modelo de los diferentes sombreros.

Se ponen un «sombrero» por unos minutos (3 a 10 min. por sombrero) y tratan de ver la situación desde diferentes perspectivas.  Los sombreros son: Hechos (lo que es cierto…), Optimista (en un mundo ideal…), Pesimista (si pasara lo peor…), Sentimientos (cómo te sientes sobre…) y Creatividad (tratar de pensar fuera de la caja).

Recuerda que no siempre sale la solución en ese momento. Si ves que están estancados, sigue con la agenda y regresa al tema en otro momento (ya sea en la misma reunión, más tarde, otro día con un grupo más pequeño, con un mentor o líder, o en una siguiente junta). 

Siempre considera a los introvertidos en el grupo. Muchas veces son los que más pueden aportar, pero no les damos el lugar. Sé intencional al pedir la breve opinión de todos en el grupo, por nombre y en orden.  Al hacer una pregunta abierta al grupo siempre espera mínimo 30 segundos en silencio para darle oportunidad a los introvertidos de alzar la voz. Pon mucho orden al pedir opiniones y no dejes que los extrovertidos controlen la conversación. Si tú no eres introvertido, esto será muy difícil. Pero conoce bien a las personas en tu equipo y sé intencional al considerarlos. 

Usa imágenes descriptivas cuando sea posible. Da un ejemplo antes de pedir la participación de todos. Por ejemplo: Cuando piensan en esa opción o situación, ¿qué sienten? Comienza tu respuesta con “Cuando pienso en ___________ me siento como __________ . (Un pájaro que finalmente puede volar; un camión que esta apunto de caerse a un lago; un corazón que esta apunto de latir de nuevo; un ladrón que se acerca cada vez para robar todo lo que hemos construido y más).  

Usar imágenes descriptivas te dará una mejor idea de lo que otros piensan y sienten al respecto. Te sorprenderás al ver cómo explicarlo, así puede ayudar con la comunicación en el grupo. Puedes usarlo al principio para saber cómo están todos, en medio de un tiempo de toma de decisiones, o al final para saber si todos están en un mismo sentir al terminar la reunión.  

Aprende a delegar a las personas correctas y sin mostrar una actitud de que solamente están ahí para servirte. Invita, no fuerces. Comparte la visión y explica cómo cierta responsabilidad es estratégica para poder llegar a la meta.  

Al invitar a alguien a tomar una responsabilidad, aterrízalo lo más posible. En vez de decir: ¿Puedes hacerte cargo de _____? Di: ¿Puedes organizarte, contactar a las personas y encargarte ese día de que ______ esté listo antes de las _____ en _______ siguiendo la temática/objetivo de _______? ¿Qué necesitas de mí o de nosotros para hacerlo con excelencia? ¿Cuándo? ¿Cómo quieres que te lo demos? Súper, ¡mil gracias!  

Aprende a pedir cosas que puedan lograr y asegúrate de que no los estás obstaculizando. Si les pides algo, dales todo lo que necesitan de ti o de otros para poder lograrlo. (Fechas, precios, ideas, contactos, permisos y más). 

Al terminar, haz un breve resumen de lo acordado y recuerda el gran POR QUÉ de la reunión. Pon fecha para la siguiente reunión y aprovecha para animar a tu equipo. Dales un pequeño discurso que les recuerde el porqué están trabajando juntos y cuál será el beneficio final si todos hacen lo que tienen que hacer. Que salgan inspirados y motivados.  

DESPUÉS DE LA JUNTA

Inmediatamente manda un resumen de lo que se acordó, con nombres de responsables y fechas de entrega. No dejes nada al aire. Apunta lo que se concluyó y pasos de acción para cada persona. Hazlo rápido y hazlo por escrito. Pide que tus compañeros te avisen que lo leyeron y que están de acuerdo. Dales las gracias por haber participado.